„Immer was los…“


Ein erfreulicher Termin zum Ende des Jahres: Bürgermeister Thilo Becker und Mitarbeiter der Verwaltung durften den Innovationspreis der Firma Axians Infoma im Rathaus entgegennehmen. Die Verwaltung freut sich über die Auszeichnung, ebenso wie über die Möglichkeit soziales Engagement in unserer Region unterstützen zu können. Das Preisgeld von 2.500 Euro wurde an das Projekt „Tafel“ des Diakonischen Werks weitergegeben. Verwaltung, Rechnungen und Digitalisierung, innovative Umsetzung und der Blick auf die Zukunft gehören zu der Kombination, die letztendlich zu der Auszeichnung führte: 

Die Verbandsgemeindeverwaltung hat bereits im Jahr 2018 die elektronische Rechnung inklusive Rechnungsworkflow eingeführt. Erst ab 2020 müssen verpflichtend alle öffentlichen Auftraggeber auf Bundesebene elektronische Rech-nungen entgegennehmen und weiterverarbeiten können. Unsere Verwaltung ist diesbezüglich jetzt schon sehr gut aufgestellt: Neben der eRechnung wurde nämlich die gesamte Rechnungsbearbeitung digitalisiert. Rund ein halbes Jahr arbeitete das dreiköpfige Projekt-team – stv. Fachbereichsleiter Sebastian Kilb, IT-Administratoren Klaus Specht und Philipp Menges – an der Konzeption und Einrichtung des Rechnungsworkflows. Dieser Digitalisierungsschritt bringt einige Vorteile mit sich: Die zuständigen Mitarbeiter können einsehen, in welchem Verfahrensschritt sich die Rechnung aktuell befindet, eingeräumte Skontofristen können besser überwacht werden, lange interne Rechnungsabläufe entfallen komplett und nicht zuletzt werden Druck- und Papierkosten gespart. Eine ungewöhnliche Entwicklung für Verwaltungen unserer Größe. So begründet die unabhängige            Jury – Prof. Dr. Jens Weiß von der Hochschule Harz – die Entscheidung wie folgt: „Ein vorbildliches Projekt zur Optimierung und Digitalisierung von Prozessen in einer sehr kleinen Kommunalverwaltung.“ Bundesweit gingen rund 20 Bewerbungen ein. Die ausschreibende Firma ist Anbieter der Finanzsoftware, welche auch in der Verbandsgemeindeverwaltung Höhr-Grenzhausen eingesetzt wird.

Doch die Digitalisierungsschritte gehen weiter: Geplant sind der weitere Ausbau von Online-Bürgerservices, das Dokumentenmanagementsystem sowie die elektronische Akte. Die eRechnung ist nur der Anfang und die gesammelten Erfahrungen helfen sicherlich dabei, den Weg zur papierlosen Verwaltung möglichst reibungslos zu gestalten. 

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